哈啰，大家好
「复制」和「贴上」
是我们在文书处理时最常使用的指令之一
然而当我们从 PDF 文件
或是从网页复制文章到 Word 时
却常常会出现排版错乱的情形
而在今天的影片
我们就来谈一下要如何解决这些问题
OK，我首先开启
今天下载资料夹中的 PDF 文件
我使用滑鼠反白里面的中文段落
按下 Ctrl +C 执行「复制」
再到一个空白的 Word 文件内
执行 Ctrl +V 贴上
此时，你会发现原本一个完整的段落
贴到 Word 时却整个解体
变得七零八落
这个问题的起因
是因为 Word 错误地
将 PDF 每次的换行都视为一个新段落
而要修正这个情形
我们必须在 Word 内
移除掉多余的「段落标记」符号
移除的步骤是将这些段落反白起来
在上方的功能区内按下「取代」按钮
点击左下角的「更多」来展开对话框
然后将滑鼠游标
放置在「寻找目标」的栏位
我们要搜寻的对象
是文章中的「段落标记」符号
因此我按下「特殊」按钮
选择「段落标记」来将这个符号置入到栏位中
至于底下的「取代为」栏位
则保持空白
代表「无」的意思
也就是说当 Word 寻找到「段落标记」符号时
会将这些符号直接删除
我按下「全部取代」
Word 会继续询问
是否要搜寻文件的其它部份
我按下「否」
并且关闭对话框
如此，原本支离破碎的段落就成功地合为一体啰
而如果你在 PDF 文件中复制的是英文段落
那么在执行「取代」指令时
底下的「取代为」栏位
必须多输入一个空白键
使两个段落在并为一行时
英文单字之间能保持适当的间距
输入完毕后我同样按下「全部取代」
来完成英文段落的合并
除了 PDF 文件之外
当我们从网页复制文章到 Word 时
也会遇到类似的问题
也就是平常的「段落标记」符号
有时会变成了「手动换行」符号
这两者之间有什么差别呢？
一般我们在 Word 中按下 Enter 键
产生的是「段落标记」符号
它的功能是将文章「分段」
而如果我们按下的是 Shift +Enter 键
所产生的却是「手动换行」符号
它的功能是将文字推到下一行
虽然在外观上它与分段非常的类似
但是执行过「分行」的文句
在实质上仍属于同一个段落
误用「分段」和「分行」符号
会造成文件排版的困扰
譬如今天我想要加大
这个段落与前、后段的间距
我打开「段落设定」对话框
将前、后段的距离设为 1 行
按下「确定」
你会发现加大的间距
并未出现在我预期的位置
这是因为对 Word 而言
它所看到的段落是这个范围
而不是中间透过「分行」所产生的文句
「手动分行」的问题
大多是出现在由网页复制过来的文章
而修正的方式
同样可以利用「取代」指令
这一次，我们所寻找的目标是
「手动分行符号」
而「取代为」的栏位
则插入一个「段落标记」符号
再按下「全部取代」
如此前、后段的间距设定
就能依照我们所输入的数值正确呈现啰
事实上，如果你经常需要
在 PDF 或网页文章中进行剪贴
那么你不妨将「取代」指令
录制为一个「巨集」
所谓「巨集」
简单说就是一组定义好的指令
可以自动执行冗长或例行的操作步骤
我们可以在「检视」标签中
找到「巨集」的功能
或着，我们可以在功能区的空白处
打开滑鼠右键选单
选择「自订功能区」
并且勾选「开发人员」
来显示同名的标签
如此也可以找得到「巨集」指令
那么「巨集」要如何建立呢？
我以刚才 PDF 中的英文段落为例
我首先将这个段落再次反白起来
接着，我在「开发人员」功能区内
按下「录制巨集」按钮
并且设定一个容易辨识的名称
我打算以快速键做为执行巨集的方式
因此我按下右侧的「键盘」
任意设计一组快速键
譬如 Alt +1
然后按下「指定」按钮
再按下「关闭」
此时你的滑鼠游标
会变成一个古老的「录音带」图示
代表你目前所执行的动作
都会被录制下来
我照着先前的步骤
在「常用」功能区内按下「取代」
在上方的栏位
同样输入一个「段落标记」符号
底下的栏位则键入一个「空白键」
然后按下「全部取代」
点击「否」来中止搜寻
再关闭目前的对话框
巨集录制完毕之后
我回到「开发人员」标签
按下「停止录制」
OK，我们来测试一下
巨集是否能成功执行
我从 PDF 中复制一个新的段落
把它贴到 Word 文件
接着，我将这些段落选取起来
按下先前设定好的快速键 Alt +1
如此这些分离的段落就立即完成合并啰
最后，录制好的巨集如果之后你不再需要了
你可以随时打开「巨集」对话框
并且透过「删除」按钮来将它移除
此外，在 Word 2013 之后的版本
基本上都可以直接开启 PDF 文件
虽然开启后排版不一定能保持完全相同
但是当临时需要修改 PDF 的内容时
却不失为一个便利的选项
OK，那今天的 Word 介绍我们就聊到这里
我们同样下回再见，拜拜